Veileder – ansattes bruk av sosiale medier

Bærum kommune har akkurat startet arbeidet med å etablere retningslinjer/veiledning for kommunens og de ansattes bruk av sosiale medier i fagsammenheng.

Vi har intet ønske om å kontrollere de ansattes bruk. Men vi tror allikevel det er formålstjenelig å å tilby noen enkle veiledninger og tommelfinger-regler for hvordan Bærum kommune som virksomhet og de ansatte kan bruke sosiale medier i trygt og hensiktsmessig.

Social Media Governance har en samling policyer og retningslinjer for ulike typer virksomheter. Civilservice Beta (UK) har på enkelt vis forsøkt å oversette de generelle forpliktelsene for offentlige tjestemenn til hvordan de kan arte seg på nett:

• Vær åpen om din posisjon som en representant for din avdeling eller etat med mindre det foreligger spesielle omstendigheter, for eksempel en potensiell trussel mot personlig sikkerhet. Gi ikke ut personlige opplysninger som adresse og telefonnummer.

• Husk alltid at deltakelse på nett resulterer i dine kommentarer blir permanent tilgjengelig og åpen for å bli republisert i andre medier. Hold deg innenfor lovverket og være klar over at ærekrenkelser, injurier, opphavsrett og databeskyttelse lover gjelder. Dette betyr at du ikke skal utlevere informasjon, forplikte deg eller delta i aktiviteter på vegne av virksomheten med mindre du er autorisert til å gjøre det.

• Vær klar over at du kan tiltrekke medieinteresse til deg som individ, så fortsett med forsiktighet om du deltar i en offisiell eller en personlig kapasitet. Hvis du er i tvil, så rådfør deg med leder og/eller kommunikasjonsansvarlig.

Veileder:

1. Vær troverdig
   Opptre nøyaktig, rettferdig, grundig og oversiktlig.
2. Vær konsekvent
   Oppmuntre til konstruktiv kritikk og diskusjoner. Be imøtekommende, ærlig og profesjonell til enhver tid.
3. Vær lydhør og del
   Når du mottar verdifull kunnskap, kompetanse og innsikt, del den der det passer.
4. Vær integrert
   Koordiner aktivitet og kommunikasjon på nett med aktiviteter og kommunikasjon på andre og analage plattformer (Bæringen, papir, møter mv.).
5. Vær en ambassadør for virksomheten
   Du er en ambassadør for organisasjonen, og vil bli oppfattet slik av omgivelsene. Vær derfor åpen om din rolle og posisjon i virksomheten så langt det er mulig og hensiktsmessig.

Holder dette som veileder/retningslinjer for ansatte og virksomhet eller er det behov for ytterligere veiledning/regler? For enkelt eller for omfattende og for mye? Har du forslag så legg gjerne igjen kommentarer og lenker til gode eksempler.

Hvordan tjenestemannsloven Code gjelder for online deltagelse

• Disclose your position as a representative of your department or agency unless there are exceptional circumstances, such as a potential threat to personal security. Oppgi din posisjon som en representant for din avdeling eller etat med mindre det foreligger spesielle omstendigheter, for eksempel en potensiell trussel mot personlig sikkerhet. Never give out personal details like home address and phone numbers. Gi aldri ut personlige opplysninger som adresse og telefonnummer.
• Always remember that participation online results in your comments being permanently available and open to being republished in other media. Husk alltid at deltakelse online resulterer i dine kommentarer blir permanent tilgjengelig og åpen for å bli republisert i andre medier. Stay within the legal framework and be aware that libel, defamation, copyright and data protection laws apply. Hold deg innenfor lovverket og være klar over at ærekrenkelser, injurier, opphavsrett og databeskyttelse lover gjelder. This means that you should not disclose information, make commitments or engage in activities on behalf of Government unless you are authorised to do so. Dette betyr at du ikke skal utlevere informasjon, foreta forpliktelser eller delta i aktiviteter på vegne av Regjeringen med mindre du er autorisert til å gjøre det. This authority may already be delegated or may be explicitly granted depending on your organisation. Denne myndighet kan allerede være delegeres eller kan bli eksplisitt gis avhengig av din organisasjon.
• Also be aware that this may attract media interest in you as an individual, so proceed with care whether you are participating in an official or a personal capacity. Også være klar over at dette kan tiltrekke medieinteresse i deg som et individ, så fortsett med forsiktighet om du deltar i en offisiell eller en personlig kapasitet. If you have any doubts, take advice from your line manager. Hvis du er i tvil, ta råd fra linjeleder.

1. Be credible Være troverdig
   • Be accurate, fair, thorough and transparent. Vær nøyaktig, rettferdig, grundig og oversiktlig.
2. Be consistent Vær konsekvent
   • Encourage constructive criticism and deliberation. Oppmuntrer til konstruktiv kritikk og diskusjoner. Be cordial, honest and professional at all times. Be cordial, ærlig og profesjonell til enhver tid.
3. Be responsive Vær lydhør
   • When you gain insight, share it where appropriate. Når du får innsikt, dele den der det passer.
4. Be integrated Integreres
   • Wherever possible, align online participation with other offline communications. Så langt det er mulig, align online deltakelse med andre offline kommunikasjon.
5. Be a civil servant Være en embetsmann
   • Remember that you are an ambassador for your organisation. Husk at du er en ambassadør for organisasjonen. Wherever possible, disclose your position as a representative of your department or agency. Så langt det er mulig, avslører din posisjon som representant for din avdeling eller etat.